一、收文: 一般环节为拆阅——登记——填写承办(传阅)单——送交主管领导签批——按主管领导意见办理——归档。
(一)学院内各处室向院党委报送的请示、报告、汇报等材料的处理程序:
1.审核来文是否符合行为规范，是否符合行文规定,是否附有填写清楚的太阳集团tcy8722网站内部请示报告单。学院内各处室需请示、报告的事项，应按学院党政公文处理的有关规定，采取书面形式行文，单位领导要署名并加盖单位印章。对于工作事项的请示，原则上应有相关职能部门的意见：汇报工作情况的报告、建议等，也应在报告学院领导的同时报送相关职能部门。行政工作类的请示、报告送交院长办公室，党群工作类请示、报告送交党委办公室，由两办登记后分送有关院领导。为提高办事效率，请示只能是一事一文，且不能夹带报告事项，以利于办理。如无特殊情况，各处室不能直接将请示、报告送院领导，对未经党委办公室、院长办公室登记而呈送的请示、报告,院领导不予批示。学院内各处室需向院领导当面请示、汇报工作的，一般应由正职(或主持工作的负责人)出面，并事先与党委办公室、院长办公室联系,以便统筹安排。
2.进行收文登记。
3.按所送文件的签批意见，送有关领导阅示。
4.按主管领导的批示意见办理。
5.将主管领导的意见摘录到收文登记簿上。
6.将处理完毕的来文退还报送处室。
(二)上级领导部门来文的处理程序:
1.通知、指示类的文件应在登记后将太阳集团tcy8722网站党委办公室收文处理笺贴附在文件首页前。
2.交党办主任初审。
3.按照主任意见转有关职能部门或学院党委领导批示。
4.将领导批示摘录到收文登记簿上。
5.检查来文的办理、落实情况。
6.将指示性文件及有关报道本院情况的来文存档。
(三)院外单位来往函件的处理程序:
凡标“太阳集团tcy8722网站党委收”、“太阳集团tcy8722网站党委办公室收”或其他未指明学院党委哪位领导个人亲收的信件,党办秘书均应拆阅、登记、分类，按下列规则办理:
1.属于群众来信的,按信访工作规程处理。
2.属于函调的，转交组织部处理。
3.党内刊物征订单，属于党办负责订阅的刊物自行处理,其它的订单转院办公室处理。
4.属党办职责范围的事项,重要的应报主任阅处，一般的由秘书处理。
5.将函件转交其他职能部门时，应履行签收手续。
二、收文工作要求:
(一)必须做到准确、及时、保密，不拖拉不积压。
(二)应熟悉院领导的职责分工、主管单位，了解各职能部门的职责范围。
(三)根据文件内容分轻重缓急及时送阅，遇有急件应在送领导批阅的同时，先复印一份送职能部门考虑承办意见。
(四)组织传阅时，应采取以秘书为中心点的辐射方式，尽量避免传阅对象之间的交叉式传阅。
(五)如遇领导同志阅文时间过长，应及时提醒。
(六)及时催办，定期检查文件承办情况。
三、发文:一般环节为拟稿——核稿——会签——签发——编号——打印——校对——印制——盖章——送发——归档。
(一)拟稿:
1.党委系统的发文种类一般为通知、请示、报告、批复、决议、决定、指示、条例、规定、会议纪要等,拟稿人员应按领导要求和文件内容加以选定。
2.党委系统公文，正文首页应使用“太阳集团tcy8722网站党委”的发文稿纸。拟文观点明确、文字精练、格式正确。
3.拟文和修改文件时,不得使用圆珠笔、铅笔或红墨水。
4.党委各职能部门不得发布指示性公文，确因工作需要发文的，须经学院党委同意后由党办转发。
(二)核稿:
1.院党委各部门代党委起草的文件，由拟稿部门负责人或党办主任对文稿内容和发文名义进行审核；属党政联合发文，应分别由党办、院办核稿。
2.院党委的工作计划、学习安排、中层党务领导干部的任命、院党委对下属部门请示的批复、院党委向上级机关的请示和报告、转发上级党的领导机关的文件均应以院党委名义发文。
3.党办以本办公室名义或以院党委名义起草的文件,须经分管副主任核稿或审阅，方可送有关领导签发。
4.一般事务性通知，转发院党委其他职能部门的具体事务性安排、对同级对口单位的函件应以院党委办公室名义发文。
(三)签发:
1.送院领导签发的应是校核、修改并誊清后的稿件。
2.以院党委名义上报或下发的文件、《工作简报》由院党委书记或主管副书记签发，上报河南省高工委、省政府的文应由学院主要领导签发。
3.院党委各部门代党委起草的文件应先交党办核稿,不要直接送主管书记签发。
4.公文内容涉及两个及两个以上部门的，应先交有关部门负责人会签后，再交党办核稿，不要直接送主管书记签发。
5.党政联合发文须经有关院领导会签，由党委书记、院长联合签发。
6.以院党委办公室名义发出的文件材料，由党办主任签发。
(四)编号:
1.以院党委名义专项上报的材料编号为:郑轨院党字[ ]号。
2.以党办名义专项上报的材料编号为:郑轨院党办[ ]号。
(五)打印:经签发、编号后的文件送交打字室打印。
(六)校对: 一般由党办秘书校对，重要的文件须交党办主任进行二次校对。
(七)印制:
1.校对后将清样返还打字室更改，核对好报头纸、注清份数后印制。
2.党委工作计划、学习安排等印发数、《工作简报》印发份数，应由上报文件视需要定。
(八)盖章:
1.以院党委名义发出的文件，必须由院党委书记或党委副书记签字后，盖院党委印章。
2.以党办名义发出的文件,由党办主任签字后，盖党办印章。
(九)送发:
1.一般院党委文件应上报国家教育部、河南省高工委、省政府、省教育厅等上级机关；下发院内基层党委(党总支、直属党支部)、机关各部处；送本院领导。
2.党办文件报校领导，发基层党委(党总支、直属党支部)、机关各部处。
(十)归档:
1.平时按照归档要求，做好立卷工作。
2.按年度将院党委、党办文件分别整理组卷存档。
3.按文件号顺序将每份文件的原稿、正本整理好,拆去金属钉，在每页外侧下角用号码机编号。
4.用计算机按照存档要求打印卷内目录。
5.每年6月底前，将上一年度的档案移交学院档案馆。
四、发文工作要求:
(一)了解本级党委的职权范围和隶属关系，弄清行文关系。
(二)起草文件时要深入调查研究，正确领会和准确体现院党委领导的意图。
(三)文件编号由专人负责,填写文号登记本。
(四)发送文件要力争快捷，注意时效。
