会议室管理规程

为进一步加强会议室管理，规范会议室使用，保障各类会议有序、顺利进行，经研究，特制订本规定。

一、 会议室管理范围

本规定所指的会议室，是指归院长办公室管理和服务的各类会议室和学术报告厅。具体包括：图书馆六楼大会议室、小会议室、贵宾室及其它学校划拨管理会议室。

二、会议室使用范围和原则

会议室主要用于党政类重要会议、上级单位考察调研检查、校外重要单位或重要人员来访等会议；全校专项业务类工作会议；业务部门组织召开的校内业务工作类会议以及学校领导批示召开的其它会议。

与学校业务无关会议原则上不予借用，不承接校外事务的各类会议、培训及讲座等。

会议室使用遵循“先申请先使用，先紧急后一般，先全局后部门”的原则，遇有学校紧急和重要会议，已批准使用会议室的部门应予避让。

三、会议室使用审批程序

1.申请使用会议室的部门，到院长办公室说明会议基本情况及需要，并报院办负责人审批通过后，方可使用。

2.会议室使用审批按照申请事项重要程度和先后顺序，统筹进行安排，校办做好审核工作，使用单位做好协调工作，确保各类会议使用有序、顺利进行。

四、会议室使用管理

1.使用部门需确保参会人员遵守会议室内行为规范，院长办公室对使用部门会议召开情况及会议服务情况进行监管，发现问题进行及时处理。

2.对未经批准擅自使用会议室，或已申请使用，但实际活动内容与申请活动内容不符的，将责令使用部门停止使用，情节严重者，追究相关部门和人员的责任。

3.会议结束后使用部门需做好物品清点，及会场整理工作。